• Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.
• Ofis içi ve ofis dışından dijital arşivdeki dokümanlara VPN veya Web Tabanlı Doküman Yönetim sistemleri sayesinde erişim imkanı.
• Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilmesi.
• Dijital arşivleme yapılan ve saklama zorunluluğu olmayan evrakların imha edilerek yer tasarrufu sağlanması.
• Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmaması.
• Dijital arşivin disaster recovery planına dahil edilerek ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi.
• Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olması.

Proje maliyetleri dijitalleştirilecek dokümanların hangi ortamda saklandığı, tozlu ve nemli olup olmadığı, ataş, zımba veya şeffaf dosya kullanılıp kullanılmadığı, tarama yapılacak alanın özellikleri, firmanın bulunduğu lokasyon gibi birçok kriterler değerlendirilerek belirlenmektedir. Sayfa başı belirli bir maliyet çıkartılması mümkün olmamaktadır.

Dijital Arşivleme işlemi doğru yazılım ve doğru cihazlar kullanan tecrübeli firmalar tarafından yapıldığı taktirde firma personeli ile yapılan arşivleme işlemlerine oranla %75 daha uygun maliyetlerle tamamlanmaktadır. Bu yüzden hizmet veren firma seçilirken firmanın kullanacağı cihazlar, yazılımlar ve çalışacak personelin tecrübesi değerlendirilerek görünmeyen maliyetler önlenebilir.

Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara aşağıdaki konularda zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlayacaktır. Aynı zamanda dijital dokümanlar disaster recovery amaçlı oluşturulacak farklı lokasyonlardaki sistemlere zaman zaman aktarılarak felaket durumlarında zarar görmemeleri sağlanarak maddi ve manevi zararların önüne geçilebilmektedir

Elektronik ortamda oluşturulmuş dokümanlar ve kağıda basılı dokümanların taranarak dijital ortama aktarılması sonucunda elde edilen dijital dokümanların EBYS veya Doküman Yönetim Yazılımları ile hızlı, güvenli ve kolay bir şekilde yönetilmesidir.

Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, fotoğraf, ses kaydı ve video gibi her tür dokümanın özel veri aktarıcı cihazlar ve tarayıcı cihazlarla sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Kağıda basılı dokümanların dijitalleştirilmesi konusunda PDF dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok tercih edilen dosya biçimi olmuştur. Bunun yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi ve sürdürülebilirlik sağlamak açısından geliştirilen yazılımlar tercih edilmelidir.